interne nieuwsbrief 30/03/20

We zijn inmiddels in de derde week beland. Voor sommigen is deze uitzonderlijke situatie het ‘nieuwe normaal’ geworden, anderen komen misschien net op het punt van besef dat dit misschien nog wel een tijd gaat duren. En dat gaat het waarschijnlijk. Vandaag zal Mark Rutte weer een stand van zaken geven en wellicht komen daar nieuwe gegevens en/of maatregelen uit. Afgaande op besluiten in andere landen ligt het echter voor de hand dat in ieder geval de duur van ‘sociale distantie’ zal worden verlengd.

De afgelopen weken was ik regelmatig op het werk aan de Eendrachtsstraat. Samen met Ron (en soms Roel die vanuit TENT komt overwaaien) probeer ik iets van een normaliteit te bewaren. Dat valt niet mee, zeker niet wanneer Roel de bureaustoelen komt ophalen en de leegte in onze ruimte nog opvallender wordt na het verdwijnen van vijf zetels. Ik koester de momenten wanneer ik met Caro en Ron twee appelkanjers van Specker deel, wanneer ik met Dees een wandelvergadering doe. En dat is dan inderdaad het bijzondere van deze tijd, dat je beseft hoe bijzonder zulke ogenblikken kunnen zijn, die je normaal als vanzelfsprekend beschouwt.

Ik ben natuurlijk benieuwd hoe het met jou gaat. Met enkele collega’s heb ik getelefoneerd, met twee een wandelvergadering gehouden en natuurlijk met een aantal via beeldvergaderingen in contact geweest. Maar dat is toch anders dan wanneer je op het werk met elkaar even over een gevoel, emotie of het leven praat, een blik van verstandhouding wisselt of simpelweg samen over de nieuwste Gummbah lacht. Ik mis dat.

Van Ellen weet ik dat er collega’s zijn die soms wat last hebben van de nieuwe realiteit. Ik vind het fijn dat jullie haar weten te bereiken en zij vroeg me ook om iedereen te laten weten dat zij er is wanneer je vragen hebt of simpelweg behoefte aan een praatje. Schroom niet haar te mailen of bellen! En uiteraard ben ik ook bereikbaar, maar dat is toch weer anders, dat begrijp ik.

Op dit moment vind ik het belangrijkste dat jij en je naasten gezond zijn en blijven. Zorg er voor dat je alles doet om dat zo te houden. Dat lijkt mij de voornaamste voorwaarde om dadelijk, wanneer dat ook is, met elkaar er weer te staan voor kunst en kunstenaars. En laten we elkaar in deze tijd ook als collega’s vasthouden, al is dat nu op gepaste afstand.

Ove Lucas

Terwijl we praten, is er al behoorlijk wat gaande. Iedereen is na twee weken thuis werken tegen de lusten én de lasten van het thuiswerken aangelopen. Gisteren heeft Wim Rijnbende al een aantal bureaustoelen aan huis bezorgd, maar er zijn nog wat andere knelpunten.

Laptopstandaard. Omdat velen van jullie thuis op een laptop werken, is een laptopstandaard waarschijnlijk geen overbodige luxe, in sommige gevallen misschien zelfs met een extra toetsenbord. Laat het even weten (bij Roel of bij mij), dan kunnen we wat regelen.

Computer/laptop. Nu je thuis werkt, komen de kwaliteiten, maar ook de mankementen van je computer/laptop onherroepelijk aan het licht. Vanuit CBK Rotterdam zijn er twee mogelijkheden. Wanneer je leidinggevende het belangrijk vindt dat je ook in normale omstandigheden thuis of elders de beschikking moet hebben over een laptop, dan wordt deze door CBK Rotterdam aangeschaft en aan jou in bruikleen gegeven. Wanneer dat niet zo is of je wilt bijvoorbeeld een andere laptop dan CBK Rotterdam levert, dan kun je een lening afsluiten. In het kort: jij schaft een computer/laptop aan, declareert dat bij ons en het totaalbedrag wordt in 36 termijnen (drie jaar) op je salaris ingehouden. We gaan op korte termijn de voorwaarden hiervoor in de vorm van een contract opstellen.

Wellicht zijn er nog andere zaken. Laat het weten!

Waar thuiswerken een aantal maanden geleden misschien nog door mensen gezien werd als ‘lekker’, is het nu toch wel duidelijk dat thuiswerken een hele andere aanpak en mentaliteit vereist van medewerkers om het werk zorgvuldig uit te voeren. En vooral als het voor een langere tijd het geval is. 12 tips om optimaal thuis te werken:

1. Verander niets aan je (werk)ritme
Misschien lijkt het verleidelijk om een stuk later op te staan of in je ochtendjas achter de laptop te kruipen en te beginnen aan je werk. Toch is dit niet bevorderlijk. Zet je wekker gewoon op dezelfde tijd als hij altijd staat op een werkdag, was jezelf, kleed je aan en ontbijt. Je zal zien dat je jezelf een stuk frisser voelt en daardoor meteen productiever aan de slag kunt gaan.

2. Zorg voor een goede werkplek in huis
Op de bank of in bed werken is not done. Niet goed voor je nek, rug en schouders, maar ook niet de meest productieve houding. Heb je een bureau, top! Geen bureau? Ga dan in ieder geval aan een tafel zitten. Mogelijk kun je ook een laptopstandaard, externe muis, toetsenbord en eventueel beeldscherm van je werk meenemen om thuis te gebruiken. Anders kun je overwegen om materialen als deze aan te schaffen. Zorg er daarnaast voor dat je op een stoel zit waarop je rechtop kan zitten, zodat je geen last krijgt van je nek en schouders. Heb je de mogelijkheid om een vaste werkplek in te richten thuis? Zeker doen. Zo loop je namelijk niet de kans om afgeleid te worden door andere klussen in huis die nog op je liggen te wachten (was, strijk, vaatwasser uitruimen, etc.).

3. Plan je werkzaamheden in
Door je werkzaamheden in te plannen, geeft het je meer structuur en houvast. Je weet precies wat je op een dag af wil of moet hebben. Natuurlijk kunnen er altijd ad hoc zaken tussendoor komen, dat blijf je houden. Door een goede planning te maken, kun je altijd kijken of deze ad hoc zaken passen in je dag en of dat je eventueel iets kunt verplaatsen.

4. Neem echt je pauzes
Op kantoor pak je regelmatig een pauze. Even naar het koffieapparaat lopen, een lunchpauze of een lunchwandeling. Allemaal momenten dat je het werk even loslaat, zodat je er daarna weer fris tegenaan kan. Vergeet dit ook niet als je thuiswerkt. Vind je dat moeilijk? Plan bij wijze van je pauzemomenten in en sta even op. Heb je een tuin of balkon? Ga bijvoorbeeld af en toe een luchtje scheppen. Lunchtijd? Neem echt even afstand van je werk en geniet van je lunch, pas dan laat je jouw werk ook los.
Het gevaar van thuiswerken is dat je veel meer werkt dan normaal op kantoor, omdat je geen ‘afleiding’ hebt. Ergens klinkt dat misschien goed, maar juist die afleidingen af en toe en pauzemomentjes zijn dus zo belangrijk. Maak een goede balans van werk en pauze, zoals je normaal op kantoor ook zou doen.

5. Laat overleggen doorgaan
Overleggen die je normaal gepland had staan, kunnen uiteraard gewoon doorgaan als je thuiswerkt. In de tijd van nu zijn er zoveel mogelijkheden, van normale telefonische afspraken tot videogesprekken met meerdere personen. Geen reden om die afspraken af te zeggen. Zorg er wel voor dat je gerichte overleggen hebt. Dus bereid overleggen voor, zet wat punten op een rij waar je het over wil hebben, zodat je ook de informatie uit de overleggen krijgt die je nodig hebt.

6. Online tools gebruiken
Om optimaal samen te werken, kunnen we tegenwoordig van heel wat online tools gebruikmaken. Denk aan Slack, Microsoft Teams, Google Drive of SharePoint. Met Slack chat je gemakkelijk over en weer, kun je (video)bellen en je scherm delen. En ook Microsoft Teams maakt bijvoorbeeld een videogesprek met een aantal personen wel heel eenvoudig. Met Google Drive en SharePoint kun je heel eenvoudig samen in één document werken, zonder het continu heen en weer te sturen.
Zo zijn er natuurlijk nog meer online tools waar je gebruik van kunt maken. Maken jullie hier binnen het bedrijf nog geen gebruik van? Gooi het eens in de groep. Waarom moeilijk doen als het heel makkelijk kan?

7. Zorg voor duidelijke communicatie
Elkaar op afstand begrijpen, lijkt soms toch best een lastige opgave. Ken je die voorbeelden dat je een tekst in e-mail of WhatsApp berichtje compleet anders geïnterpreteerd hebt dan bedoeld was? Ook dat kan sneller voorkomen als je op afstand samenwerkt. Lees je bericht daarom nogmaals of er echt staat wat je bedoelt, pak bij twijfel de telefoon of kies voor videobellen, zodat je elkaar ‘aan kunt kijken’.

8. Vergeet de small talk niet
Hoe vaak is er sprake van small talk op kantoor? Precies, ongekend vaak. En dat maakt de sfeer juist ook zo goed. Betekent thuiswerken dat je dat nu allemaal moet missen? Nee hoor, dat hoeft niet zo te zijn. Heb je een call staan? Praat ook even over andere dingen dan werk, niks mis mee.

9. Week- en/of dagstarts handhaven
Wordt er bij jouw team iedere week gestart met een weekstart of zelfs dagelijks met een dagstart? Doe dit nu ook, bijvoorbeeld in een videogesprek. Houd elkaar op de hoogte waar je mee bezig bent en eventueel tegenaan loopt of hulp bij nodig hebt.

10. Zorg voor een goede werk-privé-balans
Even weinig inspiratie meer voor je werk en zin om een aflevering van je favoriete serie te kijken op Netflix? Want, ach dat werk maak je dan toch vanavond wel af. Beter doe je dit niet tijdens je werk. De kans bestaat dat je flink uit balans bent hierdoor. Tijdens een werkdag op kantoor zou je dit immers ook niet doen.
Natuurlijk is het voor ouders met kinderen thuis wat lastiger om een optimale werk- privé-balans te hebben in deze tijd. Probeer zoveel mogelijk in blokken te werken, bijvoorbeeld als je kinderen met hun schoolwerk bezig zijn, of als je baby op bed ligt. Is je partner ook thuis? Dan kun je eventueel met hem of haar afspraken maken hierover. Stem hierover uiteraard ook af met je leidinggevende en bespreek eventuele problemen.

11. Stop op tijd
Als je thuiswerkt, is de verleiding vaak groter om nog even door te werken. “Ik hoef nu toch de file niet in, dus ben alsnog eerder thuis”, is een veelgehoorde uitspraak. Begrijpelijk, maar pas op! Maak hier geen standaard van. Pak je ontspanning, zoals je normaal gesproken ook na een werkdag doet.

12. Maak het gezellig in huis
Een saaie werkplek? Nergens voor nodig toch? Zorg ervoor dat je werkplek thuis een fijne plaats is om te zitten. Zet bloemen weg, hang foto’s op of waar je ook gelukkig van wordt. Het zijn de kleine dingen die het verschil maken.

Ellen Bouwmeester, maart 2020